Schritt 1: Achten Sie von Anfang an darauf, so wenig Mitarbeiter wie möglich einzubeziehen
Ihre Mitarbeiter haben sicherlich Wichtigeres zu tun, als Qualitätsdokumente zu erstellen. Um sicherzustellen, dass nur wenige Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen über das Qualitätsmanagementsystem Bescheid wissen, sich dafür interessieren oder es nutzen wollen, wählen Sie jemanden im Unternehmen aus, der das Qualitätsmanagementsystem (QMS) ganz allein dokumentiert, ohne die Geschäftsleitung oder Mitarbeiter einzubeziehen. Auf diese Weise erreichen Sie bei den Mitarbeitern die Einstellung „Wo finde ich das?“. Ach ja, verwenden Sie bitte keine Schulungen. Wer lesen kann, ist klar im Vorteil. Übersetzt mit www.DeepL.com/Translator (kostenlose Version)
Schritt 2: Erstellung einer umfassenden haRACIri-Matrix
Verantwortung hat für Sie oberste Priorität, deshalb investieren Sie viel Zeit und Geld in eine detaillierte RACI-Matrix. Erst dann ist klar, wer, wann, mit wem und warum zusammenarbeiten sollte. Und diejenigen, die sich nicht daran halten, können eindeutig identifiziert werden. Auf diese Weise wird endlich geklärt, wer den Kopf hinhält, wer den Job machen soll und wer sich einmischen muss. Dies führt zu Spannungen in Ihrem Unternehmen und zu Konflikten, die den Fortschritt verhindern. Mit dieser Maßnahme stellen Sie sicher, dass der Blick nach innen, weg vom Kunden, gerichtet ist. Damit schaffen Sie eine optimale Grundlage, die jeder im Unternehmen ignorieren sollte!
Schritt 3: Verfassen einer umfassenden Dokumentation
Wer schreibt, der bleibt. Und Qualitätsmanagement bedeutet Dokumentation. Eine Menge Dokumentation. Denn nur wenn sich jedes Detail des Unternehmens in der Dokumentation widerspiegelt, wird niemand Zeit haben, sie zu lesen oder gar zu pflegen. Viel Prosa-Text mit individuellem Schreibstil sorgt dafür, dass die Mitarbeiter den Text nicht durchdringen können, überfordert sind und ihre Bereitschaft, sich zu engagieren, nachhaltig sinkt. Besonders hilfreich ist es, eine Sprache zu wählen, die niemand versteht. Qualitätsmanagement-Deutsch oder Experten-Bla-Bla ist für diesen Zweck am besten geeignet. Es klingt pompös und sagt nichts aus.
Schritt 4: Strukturieren Sie das QMS nach Standardkapiteln, weit weg von Ihren betrieblichen Ereignissen
Überlegen Sie nicht lange und strukturieren Sie Ihr QMS nach den Kapiteln der Norm. Dann werden Sie höchstwahrscheinlich mit einem nutzlosen Dokumentationsgrab enden, das nichts mit Ihrem Unternehmen zu tun hat. Was niemand braucht. Schauen Sie sich im Internet um, es gibt günstige Lösungen, bei denen Sie fast nur das Logo austauschen müssen. Oder noch besser: Schreiben Sie ein Qualitätshandbuch, in dem alles enthalten ist, gegliedert nach den Standardkapiteln. Inhalte können nicht unzugänglicher zur Verfügung gestellt werden.
Schritt 5: Es lebe die Bürokratie!
Nichts ist so geduldig wie Papier. Wir empfehlen daher, das QMS auszudrucken und unterschrieben in einem Qualitätsmanagement-Ordner abzuheften. Sorgen Sie dafür, dass Sie so viele Unterschriften wie möglich sammeln. Dadurch wird sichergestellt, dass Prozesse langsam eingeführt und verändert werden. Je mehr Unterschriften auf dem Deckblatt für die Genehmigung stehen, desto eher können Sie blind darauf vertrauen, dass der Inhalt hervorragend ist. Und nutzen Sie den Best-Practice-Ansatz einer Genehmigungssitzung, bei der Sie die Deckblätter zur Unterschrift ausdrucken und in einer Reihe am Eingang auslegen. Auf diese Weise hat jeder noch vor der ersten Tasse Kaffee unterschrieben. Dies sorgt für ein besonders geringes Vertrauen in das Qualitätsmanagement. Und vergessen Sie nicht: Sie tun es nur wegen des Zertifikats. Bis zur nächsten Prüfung können Sie schnell ein wenig aufräumen.
Ein letzter Tipp: Standardisieren Sie diese 5 Schritte. Auf diese Weise wird sich wie ein Lauffeuer verbreiten und für Jahre im Kopf der Mitarbeiter verankern, dass das Qualitätsmanagement bürokratisch und nutzlos ist. Damit erfüllen Sie bereits das Kapitel 7.3 Awareness der ISO 9001:2015.