Für die meisten regulierten Unternehmen ist die Dokumentation eher eine Belastung als eine Verbesserung.
Qualitätsdokumentation ist etwas, womit viele regulierte Unternehmen zu kämpfen haben. Klar, es geht um den Erhalt des Zertifikats. Schnell. Kostengünstig. Deshalb wollen Sie sicherstellen, dass alles dokumentiert und überprüfbar ist. Sie stellen also einen Haufen Dokumente zusammen, die kaum lesbar sind, und nennen das gut.
Das Problem bei dieser Vorgehensweise ist, dass falls Ihre Prüfer Fragen oder Bedenken äußern, sie aufgrund der schlecht erstellten Dokumentation leicht Schwachstellen finden können. Dies ist nicht nur eine Zeitverschwendung, sondern kann auch kostspielig für Ihr Unternehmen sein. Die gute Nachricht ist, dass Sie trotzdem die gewünschte und benötigte Zertifizierung erhalten können, ohne viel Zeit oder Geld für die Dokumentation aufwenden zu müssen. Das Schlimmste daran ist, dass ein falscher Ansatz dazu führen kann, dass nach jedem Audit noch mehr Unterlagen erstellt werden müssen, da eine fehlende Definition und systematische Vorgehensweise keine nachvollziehbaren Gründe liefert, dies nicht zu tun.
Anstatt sich immer weiter zu verstricken und die Kosten im Unternehmen auf eine untragbare Höhe ansteigen zu lassen, empfehle ich, die folgenden 5 Maßnahmen sofort umzusetzen:
- Hören Sie auf, die gleichen Dinge immer wieder zu tun! Mehr vom Gleichen wird die Sache nur schlimmer machen. Überprüfen Sie regelmäßig die Brauchbarkeit Ihrer Dokumentation. Hören Sie auf, Dinge zu tun, nur weil sie schon immer so gemacht wurden, und fangen Sie an, Dinge zu tun, die Sie weiterbringen.
- Glauben Sie nicht länger, dass die Dokumentation die Antwort auf alle Ihre Probleme ist. Anstatt in Schönheit und Perfektion zu sterben, sollten Sie herausfinden, welcher Inhalt und welches Format der Dokumentation Ihnen hilft, Ihre Bedürfnisse zu erfüllen.
- Schluss mit den Prosatexten! Beginnen Sie mit der Erstellung von Unterlagen, die leicht zu verstehen sind, auf den Punkt kommen und klar vermitteln, was zu tun ist.
- Vermeiden Sie mit aller Kraft, Inhalte mehrfach zu dokumentieren. Nachweise in IT-Systemen, die regulatorisch relevant sind, müssen ohnehin stabil und sicher sein, sodass eine zusätzliche Dokumentation nicht sinnvoll ist. Im Gegenteil, sie ist eine zusätzliche Fehlerquelle.
- Isolieren Sie niemals die Erstellung der Dokumentation im Qualitätsmanagement von der Forschung und Entwicklung, weil diese „keine Zeit“ haben, sie zu schreiben! Niemals! Stellen Sie sicher, dass diejenigen, die die Dokumentation schreiben, diese auch brauchen und inhaltlich beherrschen müssen.
Hier gilt das Bauhaus-Prinzip: Die Form folgt der Funktion.
Die Menschen schreiben ungern Dokumentationen und schieben sie oft auf, obwohl sie wissen, dass ein gut geschriebenes Handbuch ihnen später Zeit spart. Anstatt dieses Thema stiefmütterlich zu behandeln und zu versuchen, irgendwie mit einer schnellen und unsauberen Lösung davonzukommen, empfehle ich, Dokumentation als Teil der Unternehmenskommunikation zu verstehen. Sie verbindet Menschen und Prozesse dort, wo Zusammenarbeit und IT-Systeme an ihre Grenzen stoßen. Eine gute Gestaltung der Dokumentationsprozesse ist mindestens ebenso wichtig wie digitale Prozesse und Teamarbeit.