{"id":1869,"date":"2023-01-18T13:57:18","date_gmt":"2023-01-18T13:57:18","guid":{"rendered":"https:\/\/medmind.consulting\/index.php\/2023\/01\/18\/die-brutale-wahrheit-ueber-dokumentation-sie-verhindert-meist-qualitaet\/"},"modified":"2023-03-29T10:19:22","modified_gmt":"2023-03-29T10:19:22","slug":"die-brutale-wahrheit-ueber-dokumentation-sie-verhindert-meist-qualitaet","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/medmind.consulting\/index.php\/2023\/01\/18\/die-brutale-wahrheit-ueber-dokumentation-sie-verhindert-meist-qualitaet\/","title":{"rendered":"Dokumentation – ein Thema, das viel Leid verursacht"},"content":{"rendered":"\n

F\u00fcr die meisten regulierten Unternehmen<\/strong> ist die Dokumentation eher eine Belastung als eine<\/strong> Verbesserung<\/font>.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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Qualit\u00e4tsdokumentation ist etwas, womit viele regulierte Unternehmen zu k\u00e4mpfen haben. Klar, es geht um den Erhalt des Zertifikats<\/strong>. Schnell. Kosteng\u00fcnstig. Deshalb wollen Sie sicherstellen, dass alles dokumentiert und \u00fcberpr\u00fcfbar ist. Sie stellen also einen Haufen Dokumente zusammen, die kaum lesbar sind, und nennen das gut.<\/p>\n\n\n\n

Das Problem bei dieser Vorgehensweise ist, dass falls Ihre Pr\u00fcfer Fragen oder Bedenken \u00e4u\u00dfern, sie aufgrund der schlecht erstellten Dokumentation leicht Schwachstellen finden k\u00f6nnen. Dies ist nicht nur eine Zeitverschwendung, sondern kann auch kostspielig f\u00fcr Ihr Unternehmen sein. Die gute Nachricht ist, dass Sie trotzdem die gew\u00fcnschte und ben\u00f6tigte Zertifizierung erhalten k\u00f6nnen, ohne viel Zeit oder Geld f\u00fcr die Dokumentation aufwenden zu m\u00fcssen. Das Schlimmste daran ist, dass ein falscher Ansatz dazu f\u00fchren kann, dass nach jedem Audit noch mehr Unterlagen erstellt werden m\u00fcssen, da eine fehlende Definition und systematische Vorgehensweise keine nachvollziehbaren Gr\u00fcnde liefert, dies nicht zu tun.<\/p>\n\n\n\n

Anstatt sich immer weiter zu verstricken und die Kosten im Unternehmen auf eine untragbare H\u00f6he ansteigen zu lassen, empfehle ich, die folgenden 5 Ma\u00dfnahmen sofort umzusetzen:<\/p>\n\n\n\n

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  • H\u00f6ren Sie auf, die gleichen Dinge immer wieder zu tun! Mehr vom Gleichen wird die Sache nur schlimmer machen. \u00dcberpr\u00fcfen Sie regelm\u00e4\u00dfig die Brauchbarkeit Ihrer Dokumentation. H\u00f6ren Sie auf, Dinge zu tun, nur weil sie schon immer so gemacht wurden, und fangen Sie an, Dinge zu tun, die Sie weiterbringen.<\/li>\n\n\n\n
  • Glauben Sie nicht l\u00e4nger, dass die Dokumentation die Antwort auf alle Ihre Probleme ist. Anstatt in Sch\u00f6nheit und Perfektion zu sterben, sollten Sie herausfinden, welcher Inhalt und welches Format der Dokumentation Ihnen hilft, Ihre Bed\u00fcrfnisse zu erf\u00fcllen.<\/li>\n\n\n\n
  • Schluss mit den Prosatexten! Beginnen Sie mit der Erstellung von Unterlagen, die leicht zu verstehen sind, auf den Punkt kommen und klar vermitteln, was zu tun ist.<\/li>\n\n\n\n
  • Vermeiden Sie mit aller Kraft, Inhalte mehrfach zu dokumentieren. Nachweise in IT-Systemen, die regulatorisch relevant sind, m\u00fcssen ohnehin stabil und sicher sein, sodass eine zus\u00e4tzliche Dokumentation nicht sinnvoll ist. Im Gegenteil, sie ist eine zus\u00e4tzliche Fehlerquelle.<\/li>\n\n\n\n
  • Isolieren Sie niemals die Erstellung der Dokumentation im Qualit\u00e4tsmanagement von der Forschung und Entwicklung, weil diese „keine Zeit“ haben, sie zu schreiben! Niemals! Stellen Sie sicher, dass diejenigen, die die Dokumentation schreiben, diese auch brauchen und inhaltlich beherrschen m\u00fcssen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Hier gilt das Bauhaus-Prinzip: Die Form folgt der Funktion<\/font>.<\/p>\n\n\n\n

    Die Menschen schreiben ungern Dokumentationen und schieben sie oft auf, obwohl sie wissen, dass ein gut geschriebenes Handbuch ihnen sp\u00e4ter Zeit spart. Anstatt dieses Thema stiefm\u00fctterlich zu behandeln und zu versuchen, irgendwie mit einer schnellen und unsauberen L\u00f6sung davonzukommen, empfehle ich, Dokumentation als Teil der Unternehmenskommunikation zu verstehen. Sie verbindet Menschen und Prozesse dort, wo Zusammenarbeit und IT-Systeme an ihre Grenzen sto\u00dfen. Eine gute Gestaltung der Dokumentationsprozesse ist mindestens ebenso wichtig wie digitale Prozesse und Teamarbeit.<\/p>\n\n\n\n

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